La digitalizzazione di archivi cartacei consente ad imprese e Pubblica Amministrazione risparmi di tempo, di spazio e di risorse, garantendo maggior efficienza e competitività, mettendo in sicurezza il patrimonio informativo del cliente.
• Riducono la richiesta di spazio fisico richiesti per stipare i documenti cartacei
• Rendono semplice ed istantanea la ricerca di un documento
• Danno possibilità di condivisione immediata e contemporanea di un file
• Sono sicuri, grazie all’uso di sistemi informatici appositi
• Sono economici
• Fanno risparmiare tempo agli operatori
• Sono completamente personalizzabili
• Rappresentano una scelta ecologica
• Impediscono il deterioramento dei documenti cartacei a causa del tempo o dell’uso intensivo.
Quando gli archivi cartacei sono di dimensioni e complessità tali che la loro digitalizzazione diventa troppo dispendiosa per il cliente, All’Opera, grazie a un accordo che sarà stipulato nei primi mesi del 2020 con un’azienda del settore, sarà in grado di offrire servizi in outsourcing di scansione e digitalizzazione documenti, indicizzazione e caricamento dati.
Il ciclo della digitalizzazione documentale gestito dalla Cooperativa consta di 4 fasi:
• Preparazione dei documenti con eliminazione di punti metallici ed elastici
• Scansione dei documenti tramite l’utilizzo di scanner professionali
• Rinomina file/data entry in base alle esigenze del cliente
• Rilascio dei documenti digitali nel formato richiesto
E’ possibile scansionare qualsiasi tipo di documento (formati normali fino all’A3, formati speciali fino all’A0), libero, fascicolato o rilegato. I pdf generati vengono trasferiti nel sistema di gestione documentale del Cliente. I documenti cartacei vengono ricomposti come in origine oppure archiviati in box salvaspazio. In caso di conservazione sostitutiva sono distrutti a norma di legge. Le attività sono eseguite da personale adeguatamente formato, con l’ausilio di scanner ottici e software ad hoc concessi in comodato d’uso gratuito dal Committente.
Anche per la digitalizzazione è possibile attivare la convenzione contemplata dall’Art. 14 della legge 68/1999 che prevede l’assunzione di una o più persone disabili da parte di una Cooperativa Sociale per conto di un’Azienda, che in questo modo assolve l’obbligo previsto per legge. Il personale verrà selezionato, gestito e formato e assunto dalla Coop. All’Opera e inserito in un percorso di formazione lavorativa specialistica, stipulando un patto trilaterale tra azienda committente, fornitore e dipendente tramite il Centro per l’Impiego. Per il committente, la collaborazione con la Cooperativa All’Opera potrà costituire un valore aggiunto che consentirà alla stessa di manifestare la propria attenzione verso il sociale e, in particolare, all’inserimento lavorativo dei soggetti svantaggiati.